İngiltere'de Confirmation Statement Nasıl Verilir?

İngiltere'de kayıtlı her limited şirket, yılda en az bir kez Companies House'a Confirmation Statement (onay beyannamesi) sunmak zorundadır. Bu beyanname, şirketin güncel bilgilerini — yöneticiler, hissedarlar, kayıtlı adres ve hisse yapısı gibi — doğrulayan resmi bir belgedir. Confirmation Statement sunulmaması, şirketin kapatılma riskiyle ve yöneticiler için cezai yaptırımlarla sonuçlanabilir.

Hızlı Cevap

Confirmation Statement, her yıl Companies House'a çevrimiçi veya posta yoluyla sunulur. Son tarih, önceki Confirmation Statement tarihinden veya şirket kuruluş tarihinden itibaren 12 aydır. Çevrimiçi başvuru ücreti 34 £, posta ile başvuru ücreti 62 £'dur. Süreç genellikle birkaç dakika içinde tamamlanır.

Confirmation Statement Nedir?

Confirmation Statement, İngiltere'de kayıtlı şirketlerin Companies Act 2006 kapsamında yılda en az bir kez Companies House'a sunması gereken zorunlu bir beyannamedir. Bu beyanname, şirket hakkındaki kayıtlı bilgilerin doğru ve güncel olduğunu onaylar. 2016 yılından önce bu yükümlülük "Annual Return" (yıllık beyan) adıyla yerine getirilirdi; Confirmation Statement daha basit ve dijital odaklı bir format olarak bu sistemin yerini almıştır. Beyanname bir mali tablo veya gelir-gider özeti değildir; yalnızca şirketin yapısal ve yönetimsel bilgilerini kapsar.

Confirmation Statement Nasıl Verilir?

Confirmation Statement sunma süreci adım adım şu şekilde işler:

1. Companies House hesabına giriş yapın. Companies House WebFiling portalına giderek şirketinizin Authentication Code'u ile oturum açın. Authentication Code, şirket kurulumu sırasında Companies House tarafından kayıtlı adrese posta yoluyla gönderilir.

2. Mevcut bilgileri gözden geçirin. Sistem, Companies House kayıtlarındaki mevcut şirket bilgilerini listeler. Yönetici adları, kayıtlı adres, hissedar bilgileri ve SIC kodu (faaliyet kodu) gibi bilgileri kontrol edin.

3. Gerekli güncellemeleri yapın. Şirket bilgilerinde değişiklik varsa — örneğin yeni bir hissedar eklendiyse veya kayıtlı adres değiştiyse — bu değişiklikleri Confirmation Statement ile eş zamanlı olarak bildirin. Değişiklik yoksa mevcut bilgileri onaylayın.

4. PSC (Significant Control) bilgilerini doğrulayın. Şirkette %25 veya daha fazla hisseye ya da oy hakkına sahip kişiler (Persons with Significant Control) Companies House'a bildirilmek zorundadır. Bu bilgilerin doğruluğunu kontrol edin.

5. Ödemeyi yapın. Çevrimiçi başvuru için 34 £ ödeme yapın. Bu ücret kredi veya banka kartıyla ödenir.

6. Başvuruyu gönderin. Başvuru gönderildikten sonra Companies House genellikle aynı gün veya en geç 24 saat içinde onay e-postası gönderir.

Posta yoluyla başvuru yapmak da mümkündür; ancak bu yöntem daha yavaş işler ve ücreti 62 £'dur.

Temel Noktalar

• Confirmation Statement, şirket kuruluş tarihinden itibaren her 12 ayda bir sunulmalıdır.
• Son tarih, bir önceki Confirmation Statement'ın yapıldığı tarihten 12 ay sonradır; şirketin bu tarihten itibaren 14 günü daha vardır.
• Çevrimiçi başvuru ücreti 34 £, posta ile başvuru ücreti 62 £'dur (2024 itibarıyla).
• Confirmation Statement, yıllık hesaplar (Annual Accounts) ile aynı belge değildir; ikisi ayrı yükümlülüklerdir.
• Dormant (pasif/uyuyan) şirketler de Confirmation Statement sunmak zorundadır.
• PSC (Persons with Significant Control) bilgileri doğru beyan edilmezse ciddi hukuki yaptırımlar söz konusu olabilir.
• Confirmation Statement sunulmadığı takdirde Companies House şirketi ihtar olmaksızın kapatma (strike off) sürecini başlatabilir.
• Companies House, son tarihe yaklaşıldığında şirketin kayıtlı e-posta adresine hatırlatma gönderir.
• Bir yıl içinde birden fazla Confirmation Statement sunulabilir; her başvuru için 34 £ ücret alınır.
• Şirket müdürü (director) olmayan bir muhasebeci veya yetkili acente de şirket adına Confirmation Statement sunabilir.

Pratik Uygulama

Türkiye'de ikamet eden ve İngiltere'de bir limited şirket kurmuş olan bir girişimci için Confirmation Statement süreci genellikle şu şekilde işler:

Şirket kuruluşundan yaklaşık 11-12 ay sonra Companies House, şirketin kayıtlı e-posta adresine hatırlatma gönderir. Türkiye'den yönetilen şirketlerde kayıtlı adres çoğunlukla bir registered address hizmet sağlayıcısına (örneğin BritGate gibi bir şirket kuruluş hizmeti) aittir; bu durumda hatırlatma o adrese de ulaşabilir.

Girişimci, Companies House WebFiling portalına girerek şirket bilgilerini kontrol eder. Şirket yapısında değişiklik olmadıysa — aynı yönetici, aynı hissedar, aynı adres — tek yapması gereken bilgileri onaylamak ve 34 £ ödemektir. İşlem ortalama 10-15 dakika içinde tamamlanır.

Eğer girişimci yıl içinde bir ortak eklemiş ya da hisse devri yapmışsa, bu değişiklikleri Confirmation Statement ile birlikte bildirmesi gerekir. Değişiklikler ayrı bir form gerektirmeyebilir; WebFiling sistemi bu güncellemeleri aynı oturum içinde almayı mümkün kılar.

Muhasebeci veya şirket yönetim hizmeti kullanan girişimcilerde bu süreç genellikle hizmet sağlayıcı tarafından takip edilir ve şirket sahibinin onayıyla tamamlanır.

Avantajlar ve Sınırlamalar

Avantajlar

• Confirmation Statement süreci oldukça basit ve kısa sürelidir; teknik muhasebe bilgisi gerektirmez.
• Çevrimiçi sistem şeffaftır; mevcut kayıtları anında görüntülemeyi sağlar.
• 34 £'luk yıllık ücret, şirket yönetim maliyetleri arasında en düşük kalemlerden biridir.
• Şirket bilgilerini düzenli olarak doğrulamak, olası kayıt hatalarının erken fark edilmesini sağlar.
• Companies House kamuya açık bir kayıt sistemi olduğundan, güncel bilgiler iş ortaklarına ve müşterilere güven verir.

Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Son tarihin kaçırılması halinde Companies House, şirketi kapatma sürecini başlatır; bu süreç geri döndürülebilir olmakla birlikte ek masraf ve zaman kaybına yol açar.
• Confirmation Statement, yıllık hesaplar (Annual Accounts) ile karıştırılmamalıdır; ikisi ayrı yükümlülüklerdir ve farklı son tarihlere sahiptir.
• PSC bilgileri yanlış veya eksik beyan edilirse bu durum suç teşkil edebilir ve kişisel cezai sorumluluk doğurabilir.
• Authentication Code'un kaybolması veya unutulması durumunda yeni kod talep etmek zaman alabilir; bu nedenle kodun güvenli bir yerde saklanması önerilir.
• Şirketin kayıtlı e-posta adresi güncel değilse hatırlatmalar ulaşmayabilir ve son tarih gözden kaçabilir.

Sık Yapılan Hatalar veya Yanlış Bilinenler

"Şirketim pasif olduğu için beyanname vermem gerekmez." Bu yanlıştır. Pasif (dormant) şirketler de Confirmation Statement sunmak zorundadır. Pasif şirket statüsü yalnızca yıllık hesapların basitleştirilmesine olanak tanır; beyanname yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

"Confirmation Statement ile yıllık hesapları aynı anda sunabilirim." Bu iki belge farklı sistemler üzerinden ve farklı tarihlerde sunulur. Confirmation Statement Companies House WebFiling üzerinden verilirken, yıllık hesaplar ayrı bir süreçtir.

"Değişiklik olmadıysa beyanname vermeme gerek yok." Şirket bilgilerinde herhangi bir değişiklik olmasa dahi Confirmation Statement her yıl zorunlu olarak sunulmalıdır. Değişiklik olmaması beyanname yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

"Ceza sadece para cezasıdır." Confirmation Statement sunmamak, şirketin Companies House tarafından kapatılmasına ve yöneticilerin suç duyurusuyla karşılaşmasına yol açabilir. Yaptırımlar para cezasıyla sınırlı değildir.

"Son tarih şirketin kuruluş yıl dönümüdür." Son tarih, bir önceki Confirmation Statement tarihinden 12 ay + 14 gündür; bu tarih şirket kuruluş tarihiyle her zaman örtüşmeyebilir.